การประมวลผลข้อมูล (Data
Processing)
คือ การกระทำหรือการจัดการต่อข้อมูล อาจเป็นข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ได้จากเอกสาร ต้นฉบับ เรียกว่าข้อมูลพื้นฐาน หรือข้อมูลปฐมภูมิ (Primary
Data) หรืออาจจะเป็นข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลมาแล้วเรียกว่า
ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เพื่อดำเนินขั้นตอนในการประมวลผลในลักษณะต่างๆ
เช่น การคำนวณ การเปรียบเทียบ การตรวจสอบเงื่อนไข ทำให้ได้
ผลลัพธ์หรือข้อสนเทศที่มีความหมายและเป็นประโยชน์ตามต้องการประเภทของการประมวลผลข้อมูล การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกได้เป็น 3 แบบ คือ
1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) หมายถึงการใช้แรงงานคนเป็นหลักในการประมวลผล โดยมีอุปกรณ์ต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการประมวลผล เช่น ดินสอ ปากกา ไม้บรรทัด กระดาษ ลูกคิด เครื่องคิดเลข วิธีการประมวลผลด้วยมือเหมาะกับงาน ที่มีปริมาณไม่มากนักและอยู่ในภาวะที่แรงงานยังมีการจ้างงานที่ไม่สูงนัก
2. การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล (Manual with Machine Assistance Data Processing) หรือการประมวลผลด้วยเครื่อง จักรกล การประมวลผลแบบนี้จะเหมาะกับงานระดับกลางที่มีปริมาณไม่มากนัก และต้องการความเร็วในการทำงานในระดับพอสมควร การทำงานจะอาศัยแรงงานคน ร่วมกับเครื่องจักรกล เช่น เครื่องทำบัญชี หรือเครื่องประมวลผลกึ่งอิเล็กทรอนิกส์
3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing) หรือการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เรียกย่อๆ ว่า EDP คือ การประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล
1. การนำข้อมูลเข้า ซึ่งได้แก่การนำเข้าข้อมูลทางแป้นพิมพ์ เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลให้พร้อมที่จะทำการประมวลผลด้วย คอมพิวเตอร์นั้น คือการเปลี่ยนสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปที่เหมาะสม เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ การทำงานในขั้นตอนนี้ ได้แก่
- การใส่รหัส คือการใส่รหัสแทนข้อมูล
- การแปลงสภาพ คือ การเปลี่ยนตัวกลางที่ใชับันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไป ประมวลผลได้ เช่น ดิสก์เกตต์ เทป ฯลฯ
2. การประมวลผลข้อมูล (Process): เครื่องเริ่มทำการประมวลผล โดยข้อมูลที่ User นำเข้ามาจะส่งไปเก็บในหน่วยความจำหลัก (Memory: RAM) จากนั้น Control Unit จะควบคุมการไหลของข้อมูลผ่านระบบ Bus system จาก RAM ไปยัง ALU เพื่อให้ทำงานตามคำสั่ง
3. การแสดงผลข้อมูล (Output) หลังจาก CPU ประมวลผลเสร็จเรียบร้อย Control Unit จะควบคุมการไหลของข้อมูลผ่าน Bus system เพื่อส่งมอบ (Transfer) ข้อมูลจาก CPU ไปยังหน่วยความจำ จากนั้นส่งข้อมูลออกไปแสดงผลที่ Output device ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล (Data) เรียกว่า ข่าวสารหรือสารสนเทศ (Information)
4. การจัดเก็บข้อมูล (Storage) หน่วยจัดเก็บข้อมูล ซึ่งหมายถึงสื่อจัดเก็บสำรอง เช่น Harddisk Diskette หรือCD ทำงาน 2 ลักษณะ
- การ Load ข้อมูลเพื่อนำไปประมวลผล ถ้าข้อมูลถูกจัดเก็บอยู่ใน Harddisk แล้ว คุณต้องการ Load ข้อมูลขึ้นมา แก้ไขหรือประมวลผล ข้อมูลที่ถูก Load และนำไปเก็บในหน่วยความจำ (Memory: RAM) จากนั้นส่งไปให้ CPU
- การเก็บข้อมูลเมื่อประมวลผลเสร็จ เมื่อ CPU ประมวลผลข้อมูลเสร็จ ข้อมูลนั้น จะถูกเก็บอยู่ในหน่วยความจำ (Memory: RAM) ซึ่ง RAM จะเก็บข้อมูลเพียงชั่วขณะที่เปิดเครื่อง (Power On) เมื่อไรที่คุณปิดเครื่อง โดยที่ยังไม่สั่งบันทึกข้อมูล (Save) ข้อมูลก็จะหาย (Loss) ดังนั้นหาก User ต้องการจัดเก็บข้อมูลเพื่อไว้ใช้งานในครั้งต่อไปจะต้องสั่งบันทึก โดยใช้คำสั่ง Save ไฟล์ข้อมูลก็ จะถูกนำไปเก็บในสื่อจัดเก็บสำรอง ได้แก่ Diskette Harddisk CD หรือ Thumb Drive แล้วแต่ว่าคุณจะเลือก Save ไว้ในสื่อชนิดใด
1.
Control unit เป็นตัวควบคุมการเข้าถึงชุดคำสั่งของโปรแกรม
ควบคุมการสื่อ การระหว่าง Memory กับ ALU โดยจะส่งข้อมูลและชุดคำสั่งจากสื่อจัดเก็บสำรอง (Harddisk) ไปยังหน่วยความจำ (RAM)
2.
Arithmetic/logic unit (ALU) ทำการคำนวณทางด้านคณิตศาสตร์และตรรก
ศาสตร์ แยกการ ทำงานออกเป็น 2 ส่วนได้แก่
ส่วนคำนวณทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic) และ ส่วนเปรียบเทียบตรรกศาสตร์
(Logic)
การจัดเก็บข้อมูล
จำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ
หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน
ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่ องจักร และอุปกรณ์
ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญห
าแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน
ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี
ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้ ความถูกต้อง
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว
ข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์
ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้
โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมา
กที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่
มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
1.
ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้
มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่
อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น
และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
2.
ความสมบูรณ์
ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการ ทางปฏิบัติด้วย
ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
3.
ความชัดเจนและกะทัดรัด
การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้
มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
4.
ความสอดคล้อง
ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ
ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้อง
การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
1.
การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล
ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน
การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน
และแฟ้มลงทะเบียน
สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการเพื่อความสะดวกในการค้นหา
2.
การจัดเรียงข้อมูล
เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข
หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา
ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น
การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร
การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
3.
การสรุปผล
บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ
เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น
สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
4.
การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก
ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้
ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
1.
การเก็บรักษาข้อมูล
การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น
แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล
และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
2.
การค้นหาข้อมูล
ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป
การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว
จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
3.
การทำสำเนาข้อมูล
การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง
จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย
การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย
การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่ายสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
ปัจจุบันผู้บริหารต้องสามารถปฏิบัติงานให้รวดเร็วขึ้น
เพื่อตอบสนองต่อการแข่งขันตลอดจนการผลักดันของสังคมที่มีการใช้ระบบสื่อสารข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น
การแข่งขันในธุรกิจจึงมากขึ้นตามลำดับ มีการใช้เทคนิคทางคอมพิวเตอร์มาวิเคราะห์
แยกแยะ และจัดสรรข้อมูลให้เป็นสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี
ทำให้คอมพิวเตอร์มีความสามารถมากขึ้น มีขนาดเล็กลง และราคาถูกลง
การนำคอมพิวเตอร์มาฝช้งานจึงแพร่หลายอย่างรวดเร็ว
ตลอดจนระบบสื่อสารก้าวหน้ายิ่งขึ้น
ซึ่งเป็นผลทำให้ระบบข้อมูลขององค์การที่ใช้เทคโนโลยีเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการ
การวิเคราะห์นี้จะได้จากการสอบถามความต้องการ
ซึ่งจะทำให้ทราบว่าควรจะจัดโครงสร้างข้อมูลนั้นไว้ในระบบหรือไม่
ถ้าจัดเก็บจะประกอบด้วยข้อมูลอะไร มีรายละเอียดอะไร ตอบสนองการใช้งานได้อย่างไร
คำถามที่ใช้ในการสำรวจอาจประกอบด้วย
· ข้อมูลอะไรบ้างที่มีใช้อยู่ในขณะนี้
เช่น แบบฟอร์ม รายงานหรือเอกสาร ฯลฯ ดูโครงสร้างเอกสาร หรือข่าวสาร
ตลอดจนการไหลเวียนของเอกสาร
·
ข้อมูลอะไรที่จะจัดทำขึ้นได้ในขณะนี้
ซึ่งได้แก่ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือสามารถจัดเก็บได้
·
ข้อมูลอะไรที่ควรจะมีใช้เพิ่ม
เพื่อให้ได้ระบบ และเป็นคำตอบที่จะตอบสนองผู้ใช้ในระดับต่าง ๆ ได้
·
ข้อมูลอะไรที่หน่วยงานหรือส่วนต่าง
ๆ ขององค์การต้องการ โดยดูจากคำถามที่หน่วยงานต่าง ๆ ถามมา
·
ข้อมูลมีความถี่ของการใช้และมีปริมาณเท่าไร
ควรมีการตรวจสอบ
·
รูปแบบของการประมวลผล
ควรมีการประมวลผลอะไร ให้ได้ผลลัพธ์อย่างไร
· ใครรับผิดชอบข้อมูล
ข้อมูลบางตัวจำเป็นต้องมีผู้ดู
อ้างอิง
สามชิกผู้จัดทำ
5517404581 นางสาวพรพิมล มูลมณี
5517406194 นายวรัทยา สุวรรณ
5517407823 นางสาวสุนิสา พรำนัก
5517408000 นายฐิติวัฒน์ สิทธิประกร
5517408147 นางสาวณัฐติกาญจน์ สุกใส